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Offre d’emploi : secrétaire Paroisse du Confluent


L’Association diocésaine de Versailles recherche un(e) secrétaire pour la Paroisse du Confluent.

Il s’agit d’un poste en CDI à pourvoir immédiatement.

Missions

  • Assister notre équipe de prêtres en lien direct avec notre curé.
  • Contribuer à donner une image positive et accueillante du secrétariat de la paroisse dans l’esprit de la foi chrétienne et en regard avec le projet pastoral.
  • Assurer en permanence les tâches de secrétariat et la gestion administrative nécessaires au bon fonctionnement des divers services : mouvements et associations opérant dans le cadre des activités paroissiales.
  • Coordonner les travaux des différentes équipes de bénévoles.
  • Centraliser et dispatcher l’information.

Le poste

Temps de travail  : 35h hebdomadaires lissés sur l’année avec moitié des vacances scolaires.

Positionnement hiérarchique  : Rattachement hiérarchique au curé de la paroisse.

Statut  : Employé

Missions du poste

  • Coordonner les différentes équipes
  • Réceptionner, trier, diffuser l’information (courrier, messagerie, téléphone, internet)
  • Assurer le traitement du courrier
  • Concevoir et mettre en forme les documents
  • Classer et archiver les dossiers et la documentation
  • Contacts avec les interlocuteurs intérieurs et extérieurs à la paroisse
  • Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures de la paroisse

Activités du poste

  • Évaluer, contrôler et assurer le fonctionnement du secrétariat
  • Accueillir physiquement les personnes impliquées dans les diverses activités de la paroisse
  • Gérer les achats et dépenses liturgiques et matériel de bureau,
  • Taper la correspondance et tout document à la demande du curé de la paroisse et des responsables des diverses activités paroissiales
  • Faire les photocopies et tirages en fonction des besoins
  • Préparer les documents destinés à être affichés et déposés dans les différents lieux de culte
  • Rédiger et taper le « Lien paroissial » ainsi que « les messages »
  • Répartir le courrier dans les bannettes des bons interlocuteurs
  • Maintenir à jour l’agenda électronique
  • Mettre à jour les fichiers paroissiaux (dans SharePoint)
  • Notifier et transcrire à l’évêché les dossiers de mariage, baptêmes…
  • Vérifier la cohérence des différents plannings de préparation
  • Organiser informer les familles de défunts du planning des messes à son intention
  • Établir le tableau hebdomadaire des intentions de messe
  • Faire la récapitulation annuelle des archives pour l’évêché
  • Repartir les salles et remettre les clés aux personnes concernées en fonction des besoins
  • Répertorier les clefs ou codes d’entrée des différents bâtiments
  • Gérer la location et le prêt des salles paroissiales
  • Gérer les contrats d’entretien du matériel de chauffage, photocopieur, abonnement, renouvellement, sécurité matériel et bâtiment
  • Transmettre au comptable les éléments des opérations financières

Relations fonctionnelles

Internes :

  • Les bénévoles chargés de missions pastorales
  • Les prêtres, les diacres
  • Le(a) Vice-président(e) du CPAE

Externes :

  • Les entreprises
  • Les paroissiens
  • Les visiteurs extérieurs
  • Les pompes funèbres si besoin
  • Les fournisseurs etc…

Conditions particulières d’exercice du poste

Compétences requises :

  • La connaissance des logiciels de la suite Office : SharePoint, Excel, Word, PPT, Outlook, Office 365…
  • La capacité de rédaction en français (courrier, notes, compte-rendu…)
  • Avoir une écriture manuscrite claire et lisible
  • Savoir planifier, organiser et coordonner les tâches et activités diverses
  • Utiliser la messagerie et l’agenda électronique

Qualités requises :

  • Être discret et respecter la confidentialité des informations reçues
  • Travailler dans un esprit d’Église
  • Faire preuve d’autonomie et d’initiative, rendre compte à son curé
  • Respecter la sensibilité religieuse de chacun en toute neutralité
  • Avoir les capacités en relations humaines pour comprendre et dialoguer avec les autres (prêtres, diacres, personnes impliquées dans les diverses activités de paroisse, personnes en charge de l’accueil, paroissiens, visiteurs extérieurs, pompes funèbres, fournisseurs…)
  • Savoir discerner, analyser, évaluer et raisonner pour résoudre les problèmes rencontrés
  • Savoir travailler en équipe
  • Être diplomate
  • Savoir anticiper, être réactive et dynamique

Responsabilité :

  • Garde et transmission de flux d’argent divers.

Salaire

  • Le salaire envisagé est de 1800€ brut mensuel

 

Si vous êtes intéressés, merci d’envoyer votre CV et votre lettre de motivation à : valeriane@planchard.net

Le poste est à pourvoir immédiatement.

 

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